Incluso las personas talentosas deciden equivocadamente que la clave de la productividad es pasar más tiempo trabajando. Pero el tiempo es una mercancía preciada, y de verdad es posible trabajar de forma más inteligente, no solamente más.

Con demasiada frecuencia, incluso las personas con talento deciden equivocadamente que la clave para la productividad o la promoción es pasar más tiempo trabajando, añadiendo horas de trabajo a expensas de las horas familiares o personales.

Irónicamente, esto puede disminuir la productividad. El estrés y el descanso insuficiente reducen la efectividad, especialmente cuando se trata de un trabajo estratégico intensivo mentalmente.

Tal vez se haya convertido en una especie de cliché decir: «Trabaja mejor, no más». Pero, se puede hacer?. Cuando se dirigen equipos de personas de alto rendimiento, lo mejor es reunirse regularmente para hablar sobre cómo están maximizando mejor su tiempo y sus habilidades. Ellos se pueden apoyar mutuamente y compartir las tácticas de productividad que han probado y que han tenido éxito.

Para iniciar el proceso de descubrimiento de estas estrategias, primero se debe pedir a cada miembro del equipo que establezca una línea de base averiguando cómo está usando su tiempo actualmente. Es un proceso simple. Se elige una semana, se crea una hoja de cálculo sencilla y se documenta la actividad cada 10 minutos. Al final de la semana, se estudia la hoja de cálculo.

La mayoría de las personas se sorprenden de lo dispersas que están sus actividades: interrumpen trabajo estratégico con tareas administrativas, responden correo electrónico y a los mensajes de texto en momentos aleatorios y regresan a las tareas pendientes mucho más de lo que deberían.

Estas ineficiencias son oportunidades para mejorar el ROT personal (Return on Time). Con ese fin, aquí hay algunas herramientas y estrategias que un equipo de alto rendimiento puso en práctica y han demostrado que funcionan:

Evita hacer multitareas. Muchos líderes creen que pueden llevar a cabo dos o más tareas a la vez. Pero el cerebro humano tiene una capacidad muy limitada para hacer tareas de manera efectiva, especialmente respecto a decisiones importantes. Así que en lugar de borrar correos de la bandeja de entrada mientras se atiende una llamada importante, programe tiempo suficiente para los correos electrónicos, textos y aprobaciones que representan componentes importantes del liderazgo.

Delega tareas. En relación a funciones administrativas, se debe evaluar constantemente si el equipo debiera realizar una tarea en particular. Si se debería, ¿se tiene que hacer personalmente? ¿O lo debería hacer otra persona? ¿Y cuándo? Estas evaluaciones se deben hacer continuamente. Recuerde, el hecho de que «siempre se ha hecho de esta manera» no es razón suficiente para seguir haciéndolo de esa manera.

Programa su semana. Muchos líderes son grandes fans de la planificación. Aquí es donde entra en juego esa hoja de cálculo que se ha creado. Agrupar las tareas similares, bloqueando el tiempo suficiente para cada una de ellas. Asegurarse de establecer un plazo para completar cada tarea. «Pensar en el próximo Roll Out» no es una buena tarea para el calendario; «Hacer borrador de proyecto de Roll Out y asignar sillas para el subcomité» es mejor. El beneficio adicional sería que una vez que se completa la tarea, se completa; y se puede pasar al siguiente desafío. Se ha descubierto que cuando las personas crean bloques de tiempo difusos como «Piensa en el próximo Roll Out», utilizan todo el tiempo disponible, ya sea que logren algo o no.

Se toma tiempos para planificar su día. Una idea más sobre la planificación. Es un error rellenar el calendario con los mismos elementos cada semana. Por ejemplo, si se bloquean los mismos 30 minutos cada mañana para «Leer y responder al correo electrónico», probablemente sólo se logrará ignorar esa actividad. En un equipo, se puede pedir a la gente que establezca una hora cada día para personalizar el plan del día siguiente. En otras palabras, planear para planear.

Crea tiempos libres para imprevistos y retrasos. Se debe pensar que si una reunión está programada para durar 30 minutos, debería terminar en 25. Para una reunión de una hora, este tiempo de amortiguación debe duplicarse a 10 minutos.

Aquí encontramos varios beneficios. En primer lugar, esos preciosos minutos permiten a todos los participantes realizar notas y organizar tareas de seguimiento, como también hacerlo sin llegar tarde. Como es de común conocimiento, hay días en los que las reuniones consecutivas son un hecho de la vida. Un tiempo de amortiguación (búfer) permite presentarse de la mejor manera posible. Por ejemplo, ¿qué sucede si la reunión A es emocional y difícil, y la reunión B, que sigue después de la reunión A, es una oportunidad importante para conocer a un nuevo candidato o cliente? Unos minutos de descanso pueden marcar una gran diferencia.

Elaborar un agenda de trabajo. Algunas personas se autodenominan personas matutinas. Cargan su comienzo del día con tareas que requieren un análisis profundo o una comunicación intensa. Las tardes las reservan para el trabajo administrativo y reactivo. Muchos libros de autoayuda dirán que todos deberían trabajar de esta manera… pero no estamos de acuerdo. Muchos líderes prefieren comenzar su día de forma tranquila, eliminando tareas sencillas mientras cargan energía (tal vez con cafeína) para abordar el trabajo estratégico del día. El punto aquí es que cualquiera de los dos métodos es correcto; lo importante es entender los propios ritmos de cada uno y crear un horario que garantice que se está en su mejor momento cuando se va a hacer el trabajo más importante.

Desarrollan agilidad de pensamientos. Si realmente no se puede abordar una situación en el momento, ¿por qué se debería perder tiempo leyendo y dirigiendo la misma? Lo mejor es centrarse en un problema determinado cuando se pueda, y en la medida de lo posible, resolverlo, o al menos establecer el siguiente paso, y no antes.

Son independientes.  Los líderes tienen una gran demanda, y mucha gente busca su ayuda. Pero, en realidad, no es necesario responder a todas y cada una de sus solicitudes. Los empleados pueden resolver situaciones por su cuenta. Esto le dará un tiempo libre significativo. Y a largo plazo, también creará más solucionadores de problemas. Los trabajadores serán más independientes, y ese es un paso clave en el desarrollo de una nueva generación de líderes.

Siempre parece que no hay suficiente tiempo. Y sólo hay tantas decisiones que se pueden tomar en un día antes de empezar a ver una disminución del rendimiento. Las personas con alto rendimiento suelen lograr algunos de los niveles más altos de eficiencia al entender cómo priorizar las cosas correctas en los momentos correctos. Saben que trabajar más no es necesariamente la respuesta.