La comunicación constante y programada entre los equipos que trabajan desde casa es fundamental.

Un ejemplo de esta comunicación son las reuniones individuales entre los gerentes y cada uno de sus reportes remotos.

Este artículo profundizará en algunas mejores prácticas adicionales que nuestro equipo ha encontrado muy útiles para mantener estas reuniones dinámicas, eficientes y productivas.

El valor de las reuniones virtuales «cara a cara» siempre que sea posible no puede subestimarse. Aprovechar una plataforma de chat de video (como Zoom o Skype) contribuirá en gran medida a ayudar a los gerentes y sus reportes a aprovechar al máximo estas interacciones. Sin embargo, si esta no fuera una opción vigente para sus reuniones, existen otras prácticas que puede implementar para optimizar el tiempo que tiene en estos encuentros individuales y la continuidad y el progreso entre reuniones.

Sus empleados remotos lo buscarán para establecer prioridades para el equipo, así como los objetivos inmediatos de su organización a medida que hacemos la transición durante estos tiempos disruptivos. Por lo tanto, la importancia que le dé a sus reuniones individuales también dará forma a la atención que les brinden.

Mejores prácticas para administrar empleados remotos

La mayoría de los que trabajamos en oficinas físicas estamos acostumbrados a una agenda de reuniones individuales con nuestros reportes. A veces, estas reuniones se dejan de lado o se pospone debido a cambios en nuestros días y otras necesidades comerciales más apremiantes que surgen en el último momento. En un entorno de oficina virtual, puede haber momentos en los que también sea necesario reprogramar las reuniones uno a uno por las mismas razones, pero administrar un equipo de trabajo desde casa es diferente, y la necesidad de esta comunicación constante será mucho de mayor importancia.

A continuación, presentamos 6 consejos para tener reuniones exitosas one-on-ones con los colaboradores que trabajan de manera virtual:

1. Priorizar las reuniones virtuales

Siempre que pueda, tenga las reuniones remotas según lo programado. Si tiene que cambiarlas, asegúrese de comunicar la necesidad de hacerlo antes de que comience la reunión y reprograme la reunión de inmediato. Así le hará saber a su empleado que su tiempo con ellos es una prioridad para usted.

2. Ser puntual

Llegar a tiempo es más fácil decirlo que hacerlo. Algunos días uno recibe varias llamadas seguidas y llega tarde a prácticamente todas. Por eso, enviar un mensaje de texto o un chat a su reporte avisando que está anticipando el inicio de la llamada para compartir ese momento cuando ambos están libres es muy útil. Como muchos de nosotros compartimos hogares con seres queridos, compañeros de cuarto, niños y mascotas, etc., es importante tener en cuenta los horarios de los demás y darse cuenta de que las personas pueden haber tomado medidas para garantizar que puedan asistir a las reuniones sin interrupciones.

3. Bloquear suficiente tiempo

Bloquee las reuniones un poco más de tiempo del que crea que realmente necesitará, al menos al principio. A medida que las personas se adaptan a su nuevo entorno de «trabajo», es posible que tengan más para compartir con usted de lo habitual y es posible que necesite el tiempo adicional. Si sobra tiempo puede terminar más temprano. Idealmente, las reuniones no deberían ser apresuradas y deberían tener tiempo para algunas lluvias de ideas creativas y discusiones fuera del control comercial habitual.

4. Estar presente durante la reunión virtual individual

En los días en que alguien más esté en casa (día libre, día de enfermedad, etc.), no tenga miedo de recibir llamadas en su automóvil o en su garaje o en cualquier otro lugar donde pueda asegurarse de que no haya distracciones. Ahora, más que nunca, sus equipos necesitarán toda su atención y presencia y cerrar todo lo demás durante estas reuniones, en la medida de lo posible, es la situación ideal.

5. Planificación de agenda y uso compartido uno a uno con los colaboradores que están trabajando de manera virtual

Una de nuestras mejores prácticas para todas las reuniones virtuales es enviar una agenda de antemano, para garantizar que se aborden todos los puntos relevantes y necesarios, para ayudar a las personas a estar preparadas y organizadas, y para obtener aceptación y participación en la reunión para hacer lo más eficientes y productivos posible. Los encuentros individuales con sus reportes no son diferentes.

Cuando dirige un equipo virtual, especialmente uno con horarios flexibles, es útil crear un formulario de una página para completar sus informes antes de las reuniones uno a uno. Luego pueden actualizar el formulario con notas y elementos de la reunión y compartir el formulario completo para asegurarse de que ambos estén en la misma página después de la llamada.

A continuación, se muestra un ejemplo del tipo de ítems que se deben incluir en este formulario:

• Elementos de acción completados/pendientes de la reunión de la semana pasada
• Temas de los empleados para la reunión de hoy (la lista de discusión «imprescindible»)
• Sus temas para la reunión de hoy (la lista de discusión «imprescindible»)
• Verificación comercial: discusión de KPI, reuniones, propuestas, obstáculos, logros
• QTD, estado de logro de objetivos YTD
• Elementos de acción para el informe
• Elementos de acción para el gerente

Estos formularios tienen muchos beneficios:

• Estructura predecible para las reuniones
• Asegura que los elementos de discusión «imprescindibles» en ambas listas no se olvidaron ni se perdieron
• Usted, como gerente, está mejor preparado para discutir la lista de obstáculos de su informe y llegar a la llamada con información relevante
• Servir como un historial de sus conversaciones y su progresión, lo que ayuda a responsabilizar a su equipo por su adherencia
• Responsabilizarlo por los elementos que prometió investigar en nombre de alguien

6. No olvide el factor humano al gestionar equipos remotos.

Además de la agenda comercial que establezca, en un entorno remoto, querrá asegurarse de crear un poco de tiempo para las conversaciones sociales que de otro modo ocurrirían naturalmente en un entorno de oficina. A través de estas discusiones sociales, aprendemos más sobre nuestros empleados como personas y fortalecemos nuestra relación con ellos. Compartir algo personal pero oportuno y relevante sobre usted puede ayudar a iniciar esta conversación, y hacerles preguntas específicas para ver si tienen una historia similar o están en una posición similar probablemente ayudará a que este tipo de «pequeña charla» valiosa se convierta en parte de su reunión cara a cara.

RESPALDO A LOS TRABAJADORES REMOTOS PARA TENER UN EQUIPO EXITOSO

La relación que los gerentes y supervisores generan con sus colaboradores directos es uno de los ingredientes críticos de un equipo exitoso. Cuando la confianza, la transparencia y el sentido de «equipo» son los cimientos de estas relaciones, encontramos empleados que vienen a trabajar todos los días esforzándose por dar lo mejor de sí mismos. El compromiso con las reuniones uno a uno seguramente afectará las relaciones que los gerentes han establecido con el personal que ahora trabaja de forma remota y puede sentirse aislado o sin apoyo sin esta interacción valiosa y constante.

Comuníquese con un experto de LHH para obtener más información sobre cómo crear un equipo remoto exitoso hoy mismo