Un poco de historia, el correo electrónico empezó a desarrollarse en 1961, en el Instituto de Tecnología de Massachusetts (más conocido como MIT, por sus siglas en inglés), a partir de experimentos que demostraban que distintos usuarios podían acceder a la misma computadora desde terminales remotas y guardar archivos en el disco. Esto reveló nuevas posibilidades en la forma de compartir información.

Hoy día es una herramienta primordial en la comunicación, pero a es necesario utilizarla de manera eficiente para que no interrumpa nuestro trabajo. En este momento debemos tener presente dos conceptos muy importantes:

«La eficiencia se refiere a hacer las cosas bien, es obtener el mejor o máximo rendimiento utilizando un mínimo de recursos. La eficacia, por otra parte, es hacer las cosas de la manera correcta y de esta manera alcanzar el resultado deseado.»

El análisis del uso del correo electrónico propone las siguientes recomendaciones:

1. Bandeja de entrada:los correos solo deben permanecer aquí hasta que sean trasladados a otra de las carpetas. La excepción a esta regla es cuando has respondido a un mail y estás esperando una nueva respuesta antes de decidir a qué carpeta moverlo.

2. Hoy: lo que requiere una respuesta hoy.

3. Esta semana: lo que requiere una respuesta antes del final de la semana.

4. Este mes / trimestre: la periodicidad de esta carpeta a largo plazo depende de la naturaleza del trabajo que se realice.

5. FYI: aquí guarda los mails informativos a los que cree que quizá tendrá que hacer referencia más tarde. Y he aquí un gran consejo de Hanlon: no hace falta que respondas a estos correos. Quizá sólo querías ser cordial, pero la gente no espera tu respuesta. Y quitarás un peso de encima a sus bandejas de entrada.

Si se utiliza este sistema de carpetas se evita, por ejemplo, responder a un correo sólo para que conste que te ha llegado y responder de nuevo al final del día con lo que se requería en él. El correo espera en la carpeta «hoy» hasta que puedas atenderlo, no se te olvidará y no hará falta ese correo previo de confirmación de recepción.

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